Provavelmente, você já me ouviu falar sobre reuniões improdutivas. Perdi a conta de quantas vezes me deparei com empresas que desperdiçam horas e horas por semana com reuniões que não levam a lugar algum. E isso vale também para reuniões virtuais impostas pela pandemia!
Para que as reuniões virtuais sejam produtivas, elas precisam ter tempo de duração determinado e objetivo claro. Se você quer fazer encontros produtivos durante este período de quarentena, vale a pena seguir algumas dicas.
O que é necessário para termos reuniões virtuais produtivas?
O primeiro ponto, por mais óbvio que pareça, merece destaque. Trata-se da pontualidade. Em muitos casos, a perda de tempo em reuniões começa antes mesmo da própria reunião. Não é por que todos estão em casa que não se deve ter rigor com o horário. Nada de “hoje à tarde”. É fundamental marcar hora, mas a tolerância de cinco minutos é de praxe.
Outro aspecto que destaco é a familiarização de todos os envolvidos com a ferramenta escolhida para as reuniões virtuais. Não importa se você prefere Google Hangouts, Microsoft Teams, Webex, Skype, Zoom ou algum outro programa, é necessário que as pessoas saibam acessar sem dificuldade e dominem funcionalidades como compartilhamento de tela, chat etc.
Há também uma questão relacionada ao preparo das reuniões virtuais. Procure ser cirúrgico sobre o assunto que será conversado para não perder os minutos iniciais com devaneios ou desvios do foco principal. Essa precisão em relação ao tema permite que todos os participantes levem contribuições ricas e que o tempo destinado ao encontro virtual seja bem utilizado.
Um desdobramento dessa dica é evitar assuntos paralelos. Digamos que a reunião envolve você e mais três pessoas, e uma delas tem um outro tema a ser falado apenas com você. Se esse assunto for trazido à tona durante a reunião, os demais ficarão à margem, perderão tempo produtivo e podem se sentir excluídos. Porém, se um assunto extra interesse a todos, pode ser uma boa entrar nele durante o encontro.
A dica final é válida também para as reuniões presenciais – e nunca sai de moda. Não faça tantas reuniões! Se a ideia for bater papo ou conversar sem um foco específico, chame um colaborador, mas não transforme isso em uma série interminável de reuniões. Quem está trabalhando de casa deve manter o foco nas atividades importantes e o excesso de reuniões pode desviar a atenção.
Reuniões virtuais produtivas para superar a crise!
A quarentena tem desafiado empreendedores de todo o mundo. Pequenas iniciativas como o cuidado com o excesso de reuniões virtuais podem ajudar a superar os desgastes que os negócios vêm sofrendo. Estamos em uma maratona. Não é uma jornada fácil, mas devemos manter o foco. Boa sorte na sua caminhada!